20代・介護士管理職が、GPT-6 Astraで「シフト自動化」に挑戦してみた話

いつもこのnoteを読んでくださり、ありがとうございます。今日は少し毛色を変えて、私が今まさに取り組んでいる「シフト自動化プロジェクト」について書きたいと思います。

■ シフト作成という、地味だけど重い仕事

入職2年目、主任になったタイミングから、私は労務管理の一環としてシフト作成を任されるようになりました。担当している部署だけで50名前後の職員がいて、しかも勤務形態がバラバラ。日勤、夜勤、時短勤務、非常勤の細切れシフトなど、パターンが多すぎて、正直毎回頭を抱えています。

しかも私が作っているシフト表は、職員の勤務予定だけでなく、利用者様の活動スケジュール、通院の予定、会議や行政とのやり取りの日程、必要な配車表まで、すべてA3一枚にまとめて一目で見られるようにしてあります。便利は便利なんですが、その分かなり複雑に作り込まれた表になっていて、今は毎月これをExcelで一から組んでいます。

■ 毎月20時間、シフトだけで消えていく

正直に数字で言うと、このシフト作成だけで毎月20時間以上かかっています。管理職として他にもやるべき業務は山ほどあるのに、その中でシフト作成が占める割合はかなり大きい。実際、介護業界全体を見ても、シフト作成は法令に基づいた人員配置や不定期な休日、人手不足といった条件が絡み合うため、他業種に比べて時間がかかりやすいと言われています。決して私の要領が悪いだけではない、という点は、調べてみて少し救われました。

これまでにも、シフト作成を自動化してくれる業者に何度か相談したことがあります。でも、うちの複雑なフォーマット(活動・通院・会議・配車まで一枚にまとめたA3シート)にぴったり合うサービスがなかなか見つからず、結局これまでは手作業で作り続けてきました。

■ GPT-6 Astraで、自分なりに作ってみることにした

そんな中、最近GPT-6 Astraが使えるようになったのをきっかけに、「これなら、うちの施設のフォーマットに合わせたシフト自動化の仕組みを、自分で作れるんじゃないか」と思い立ちました。

とはいえ、私はこれまでAIをがっつり使い込んできたタイプではありません。今回初めてぶつかったのが、次のような壁でした。

・個人情報(氏名や具体的な勤務条件など)をそのまま入力してはいけないので、どう匿名化して扱うか

・そもそも、どんなプロンプトを入れれば意図した通りのアウトプットが出てくるのか

・使える範囲の課金プランで試しているため、すぐに利用量の上限に達してしまう

正直、手探りだらけです。チャットで「これってどう指示すればいい?」と聞きながら、少しずつ組み立てている段階で、うまくいかずに最初からやり直したことも一度や二度ではありません。それでも、少しずつ「これは使えそうだ」という手応えも出てきています。

■ これから、このnoteで発信していきたいこと

このシリーズでは、AIを使った業務システムづくりに、私のような初心者がゼロから挑戦していく過程を、正直に綴っていこうと思います。うまくいったことだけでなく、詰まったところ、失敗したところも含めて共有することで、同じように「現場の業務をAIで楽にしたい、でもどう始めればいいか分からない」と感じている方の参考になれば嬉しいです。

介護の現場は、まだまだアナログな業務がたくさん残っています。管理職として、そしてこの業界で働く一人として、無理のない範囲で少しずつテクノロジーを取り入れていく過程を、これからも記録していきます。

読んでいただき、ありがとうございました。この件については、今後も進捗を定期的にこのnoteで綴っていこうと思います。